ยกระดับองค์กรสู่โลกดิจิทัล ด้วยโปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์
เชื่อว่าหลายองค์กรที่กำลังจะเปลี่ยนผ่านการทำงานเข้าสู่ระบบดิจิทัลที่ให้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงานมากขึ้น ต้องไม่พลาดเรื่องสำคัญอย่างการเลือกโซลูชันติดตั้งโปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์เป็นแน่ เพราะงานเอกสารเป็นงานอีกประเภทที่มีค่าใช้จ่ายแฝงมาก ลองไปดูกันว่าโปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ช่วยให้คุณบอกลาปัญหาปวดหัวอะไรได้บ้าง
งานเอกสารในทุกองค์กร เชื่อว่าเป็นปัญหาที่สร้างความปวดหัวให้ผู้ที่เกี่ยวข้องไม่น้อย ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายจำนวนมากต่อปีที่ต้องเสียไปกับค่ากระดาษ ค่าหมึกสีต่าง ๆ ที่ต้องปรินต์เอกสารแต่ละครั้ง ลองนึกภาพโครงการก่อสร้างขนาดใหญ่ที่ต้องรายงานความก้าวหน้าทุกเดือนของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องแก่ผู้ตรวจงาน 30 คนตลอดระยะ 1 ปี คงนึกภาพกองแฟ้มเอกสารขนาดมหึมาที่ต้องหาพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเหล่านั้นให้ดี และต้องหาทางจัดสรรให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อให้ง่ายต่อการรื้อค้นหยิบจับได้ง่ายทุกครั้งที่เรียกหา เช่น หาเอกสารด้าน EIA ย้อนหลังไป 10 ปี แบบที่ “ต้องได้เดี๋ยวนี้” อย่างปัจจุบันทันด่วน
แต่ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปหากใช้โปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ ที่มีการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบสแกนเก็บเอกสารให้เป็นไฟล์ดิจิทัลคุณภาพสูง ทั้งการจับภาพเอกสาร บันทึกไฟล์ และจัดเก็บยังโฟลเดอร์ที่กำหนด โดยบริหารงานร่วมกับไฟล์งานที่ส่งมาช่องทางอื่นได้ด้วย ทั้งยังสามารถเชื่อมต่อฐานข้อมูลในองค์กรหรือกำหนดปลายทางของเอกสารได้ รองรับการติดตั้งทั้งบนระบบเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้งานในปัจจุบันและบนระบบคลาวด์ เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกับสมาร์ตโฟน แท็บเล็ต ได้ทุกที่ ทุกเวลา
ที่สำคัญคือ สามารถรักษาความปลอดภัยของข้อมูลโดยกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและใช้งานได้หากเป็นเอกสารสำคัญที่ลับสุดยอด เช่น อ่านอย่างเดียว ห้ามโหลด และสามารถตรวจสอบการใช้งานย้อนหลังได้
นี่เป็นเพียงข้อดีส่วนหนึ่งของโปรแกรมจัดเก็บเอกสารออนไลน์ หากอยากรู้ว่ายังสามารถแก้ปัญหาส่วนไหนได้อีก ลองติดต่อบริษัทที่ให้บริการโซลูชันดังกล่าว เพื่อให้การรันธุรกิจของคุณ รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ ก้าวตามทันโลกยุคดิจิทัลได้แบบไม่ตามหลังใคร